1. Khái niệm 5S
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng.
5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt Nam là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” và “Sẵn sàng”.
· SERI - sàng lọc: là sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng
· SEITON - sắp xếp: là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự, đúng chỗ của chúng để có thể tiện lợi nhất khi sử dụng
· SEISO - sạch sẽ: là vệ sịnh mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên nền nhà, máy móc, thiết bị,…
· SEIKETSU - săn sóc: là luôn săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seri, Seiton và Seiso
· SHITSUKE - sẵn sàng: là tạo cho mọi người thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặt các nội quy - quy định tại nơi làm việc
2. Ý nghĩa của hoạt động 5S
5S xuất phát từ nhu cầu:
· Đảm bảo sức khoẻ của Cán bộ - Công nhân viên
· Dễ dàng, thuận lợi hơn khi làm việc
· Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở
· Nâng cao chất lượng cuộc sống
· Nâng cao năng suất
Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong phân xưởng, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.
Các nhà quản lý của Nhật đã tiếp thu truyền thống này và đẩy nó lên thành một phong trào phát triển rộng rãi. Sau đó đã đúc kết các kinh nghiệm thực tiễn thành lý luận khoa học và cho ra đời chương trình năng suất chất lượng mới đó là 5S.
Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.
Ngày nay, 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác vì các lợi ích sau:
1. Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
2. Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận rõ kết quả.
3. Tăng cường phát huy sáng kiến.
4. Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
5. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
6. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
7. Kết quả tốt đẹp của công ty sẽ đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
3. 4 Lý do tại sao ngày càng có nhiều người tham gia thực hiện 5S
1. 5S Có thể áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp: nhỏ, vừa và lớn.
2. Có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ ngành nào: sản xuất, thương mại và dịch vụ.
3. Triết lý của 5S dễ hiểu, không đòi hỏi phải hiểu biết các thuật ngữ khó.
4 Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.
5S đóng góp vào các yếu tố PQCDSM
· Thực hiện tốt 5S sẽ góp phần vào việc:
· Nâng cao năng suất (P - Productivity)
· Nâng cao chất lượng (Q - Quality)
· Giảm chi phí (C - Cost)
· Giao hàng đúng hạn (D - Delivery)
· Đảm bảo an toàn (S - Safety)
· Nâng cao tinh thần (M - Morale)
Một công ty quản lý yếu kém sẽ được đặc trưng bởi những điểm sau đây:
· Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng
· Di chuyển các đồ vật đòi hỏi phải đi lại nhiều, quãng đường xa, không có ranh giới rõ ràng lối đi với khu vực làm việc.
· Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn công việc
· Nhiều sai sót trong công việc
· Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều
· Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ.
· Thiết bị văn phòng, thiết bị sản xuất bẩn thỉu, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy hỏng cao.
· Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn thỉu, bám bụi, thiếu ánh sáng.
· Nơi làm việc không an toàn và nhiều tai nạn, sự cố xảy ra.
· Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ...) thiếu vệ sinh.
· Tinh thần làm việc của công nhân kém.
· Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình.
Mục tiêu chính của chương trình 5S
Chương trình 5S là một chương trình của toàn công ty với sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty. Đây là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:
· Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.
· Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thông qua chương trình 5S.
· Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
· Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
4. 4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình 5S
1. Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo. Lãnh đạo cần hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện
2. Thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của các hoạt động 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ đông trong các hoạt động 5S
3. Mọi người cùng tự nguyện tham gia vào thực hiện 5S: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường thích hợp khuyến khích mọi người tham gia.
4. Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tác quản lý.
5S và Kaizen là các kỹ thuật quản lý và cải tiến do người Nhật đưa ra, được áp dụng phổ biến trong các cơ sở sản xuất. Trong đó, 5S được viết tắt từ các chữ cái đầu của các từ “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE” (theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”). Đây được coi là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn; còn Kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của moi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình.
Với các triết lý trên, 5S và Kaizen là những kỹ thuật nền tảng và đặc biệt cần triển khai trong quản lý chất lượng và nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ thoả mãn khách hàng.
