Theo các chuyên gia tiếp thị, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị sẵn 8 loại thông tin cơ bản dưới đây để cung cấp cho các đối tượng kể trên khi cần thiết. Những thông tin này cũng có thể được sử dụng làm tiêu chuẩn cho việc xây dựng các website, các tài liệu tiếp thị của doanh nghiệp.
Những thông tin cơ bản về doanh nghiệp. Các nhà đầu tư tiềm năng, các nhân viên, các nhà phân tích, các nhà báo cần phải được biết những thông tin quan trọng về doanh nghiệp thông qua một bản tự bạch (fact sheet), bao gồm những thông tin sau: ngày thành lập doanh nghiệp, nơi đặt trụ sở chính và các chi nhánh của doanh nghiệp; tên và thông tin về những người sáng lập và các thành viên trong ban lãnh đạo cấp cao; thông tin để liên lạc với doanh nghiệp; tuyên bố ngắn gọn về sứ mệnh của doanh nghiệp.
Những thông tin cơ bản về sản phẩm. Mỗi sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp cũng phải có một bản thông tin cơ bản bao gồm những nội dung sau: chức năng của sản phẩm, các đặt điểm phân biệt, so sánh sản phẩm của doanh nghiệp với các sản phẩm hay dịch vụ cùng loại trên thị trường; chất lượng sản phẩm (đạt tiêu chuẩn chất lượng nào); độ tin cậy của sản phẩm; giá bán hay chi phí.
Tiểu sử của những người sáng lập và các nhà lãnh đạo cấp cao. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn những tóm tắt về học vị, bằng cấp, những giải thưởng, những công trình nghiên cứu, quá trình hoạt động và kinh nghiệm của các nhà sáng lập và các thành viên của hội đồng quản trị.
Câu tuyên bố sứ mệnh. Lời tuyên bố sứ mệnh cũng giống như “kim chỉ nam“ của một doanh nghiệp để tạo ra động cơ làm việc và định hướng cho đội ngũ nhân viên, giúp cho các nhân viên mới nhanh chóng hiểu được đường hướng hoạt động của doanh nghiệp. Lời tuyên bố của sứ mệnh cũng có thể giúp tạo ra một ấn tượng tốt cho các nhà đầu tư, các ngân hàng, các cơ quan thông tấn.
Nguồn gốc của doanh nghiệp. Bên cạnh bản tự bạch, doanh nghiệp cũng nên có một đoạn văn nhỏ nói về hoàn cảnh ra đời của mình.
Danh sách các khách hàng và các đối tác. Các nhà đầu tư và các khách hàng tiềm năng có thể rất quan tâm đến các thông tin này.
Những thông tin cung cấp cho báo chí. Khi chuẩn bị khai trương hay chuẩn bị đưa ra một sản phẩm mới ra thị trường hay tham dự một cuộc triễn lãm, doanh nghiệp thường phải cung cấp một số thông tin cho báo chí. Những thông tin này bao gồm: logo của doanh nghiệp, thư giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp, bản tự bạch về doanh nghiệp, bản giới thiệu sản phẩm, thông cáo báo chí, các bài viết nói về doanh nghiệp, danh thiếp, nguồn gốc và hoàn cảnh ra đời của doanh nghiệp.
Hồ sơ lưu trữ những thông tin nói về doanh nghiệp từ bên ngoài. Nên cử một người trong công ty chịu trách nhiệm thu nhập và lưu trữ các thông tin, bài viết nói về doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cần thực hiện một chiến dịch PR (giao tế với công chúng), thì nên thuê một công ty PR chuyên nghiệp đứng ra thực hiện việc gửi các thông cáo báo chí cho những tờ báo thích hợp.
